„RODO”, zwane także „GDPR” lub „Ogólnym Rozporządzeniem o Ochronie Danych” to Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE. Rozporządzenie weszło w życie 17 maja 2016 r., a zaczęło obowiązywać bezpośrednio w krajowych porządkach prawnych od 25 maja 2018 r. Rozporządzenie wiąże wszystkich, którzy przetwarzają dane osobowe w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą.

Poniżej przedstawiamy Państwu informacje, które powinny Państwa zainteresować w związku z wejściem w życie tego rozporządzenia.

• Kto jest administratorem Państwa danych osobowych i kto to jest administrator?

Administratorem danych osobowych jest „ETHICA” Kancelaria Radcy Prawnego Eliza Bielewicz-Otremba z siedzibą w Warszawie.
Ponieważ nazwa naszej Kancelarii jest dość długa, dalej będziemy posługiwali się po prostu słowem: „Kancelaria”.
A kim jest administrator? Administrator – zgodnie z definicją prawną – to taki ktoś, kto ustala cele i sposoby przetwarzania danych osobowych. Na przykład ustala, że dane będą wykorzystane w celu ochrony Państwa interesów w zmaganiach z bankiem (np. że będą zamieszczone w pozwie sądowym albo w wezwaniu skierowanym do banku). Tak naprawdę ten cel wynika po prostu z tego czym się zajmujemy i z tego, jakie czynności Państwo nam zlecili, niemniej z prawnego punktu widzenia mówi się, że to my ustalamy cele przetwarzania danych i dlatego jesteśmy administratorem.

• Jak skontaktować się z administratorem, czyli z Kancelarią, w sprawach dotyczących danych osobowych?

W dzisiejszych czasach najwygodniejszą i powszechną formą komunikowania się jest e-mail, więc najwygodniej dla Państwa będzie, jeśli napiszą Państwo maila na adres:
biuro@kancelaria-ethica.pl
Mogą też Państwo napisać do nas tradycyjne pismo, na adres miejsca, w którym pracujemy:
„ETHICA”
Kancelaria Radców Prawnych Bielewicz-Otremba, Darnikowska
Spółka Partnerska
ul. Widok 16 lok. 28
00-023 Warszawa

• Skąd mamy Państwa dane osobowe?

Dane te otrzymaliśmy oczywiście bezpośrednio od Państwa. Kancelaria otrzymuje dane osobowe swoich Klientów tylko bezpośrednio od nich samych.

• Jakie są cele przetwarzania danych osobowych i co to w ogóle jest owo przetwarzanie?

Rozporządzenie mówi, że musimy Państwa poinformować o celach przetwarzania danych osobowych.
Najpierw więc warto wyjaśnić, co to w ogóle jest owo przetwarzanie, ponieważ ta nazwa może być myląca. Przetwarzanie potocznie oznacza, że dokonuje się jakiejś zmiany, przeobrażenia, przerobienia czegoś itp., jednak w przypadku danych osobowych zwykle coś takiego w ogóle nie następuje.
Przetwarzanie – w świetle prawa – to każda operacja, jaką się wykonuje na danych osobowych. Czyli jeśli np. prześlą nam Państwo maila, w którym są Państwa dane i my tego maila choćby tylko uporządkujemy, przesuwając do jakiegoś folderu na skrzynce pocztowej, aby było nam łatwiej prowadzić korespondencję, to już mamy do czynienia z przetwarzaniem. Także takie czynności jak porządkowanie, przechowywanie, a nawet zwykłe przeglądanie też są przetwarzaniem, w rozumieniu prawa.
Innymi słowy prawie wszystko co ma związek z Państwa danymi rozporządzenie nazywa przetwarzaniem. Nieco dziwne, ale tak właśnie jest.

• A w jakim celu przetwarzamy dane osobowe?

Cele przetwarzania Państwa danych osobowych przez Kancelarię:
Wszystkie dane osobowe, jakie udostępnili Państwo Kancelarii służą przede wszystkim do reprezentowania Państwa interesów w sporach z instytucją finansową. Są więc one przetwarzane w celu ich prawidłowego wykorzystania w naszych analizach Państwa umów kredytowych, w wezwaniach, w zawezwaniach do próby ugodowej, w pozwach, w pismach procesowych, w apelacjach, a także w celu założenia i prowadzenia akt Państwa sprawy (papierowych i w formie elektronicznej). Do tego potrzebne nam są Państwa imię i nazwisko, adres zamieszkania, numer PESEL, czy dane identyfikujące umowę z bankiem (jej numer, data zawarcia itp.) oraz dane zamieszczone w tej umowie, o ile są danymi osobowymi.
Państwa dane są także przetwarzane po to, abyśmy mogli się z Państwem komunikować, zwłaszcza mailowo i telefonicznie. Do tego celu potrzebne nam są oczywiście adres e-mail czy numer telefonu.
Państwa dane są także przetwarzane po to, abyśmy mogli łatwo wyszukiwać Państwa sprawę i abyśmy mogli na bieżąco odnotowywać zdarzenia procesowe i pozaprocesowe oraz odnotowywać własne zadania, jakie mamy do wykonania (np. przygotowanie się do rozprawy w danym dniu, przygotowanie repliki na pismo banku etc.).
Państwa dane są także przetwarzane po to, abyśmy mogli prawidłowo rozliczać się za wykonywane usługi, aby rozliczać się z organami podatkowymi, a także by móc przyjąć i rozpatrzyć jakąś reklamację, jeśliby miała miejsce.

• Na jakiej podstawie prawnej Kancelaria przetwarza dane osobowe?

Unijne rozporządzenie wskazuje kilka podstaw, na jakich mamy prawo przetwarzać Państwa dane.
Przetwarzamy Państwa dane przede wszystkim dlatego, że jest to niezbędne do wykonywania zawartej między nami umowy. Mówi o tym Artykuł 6 ust. 1b rozporządzenia unijnego. Mówiąc zwięźle, bez znajomości danych osobowych oczywiście nie moglibyśmy zrealizować umowy, np. wystąpić w Państwa imieniu, czyli jako Państwa pełnomocnik, do banku z wezwaniem czy działać przed sądem.
Rozporządzenie mówi przy tym, że zgodne z prawem jest także przetwarzanie, które jest niezbędne w związku z zawarciem umowy lub zamiarem zawarcia umowy (mówi o tym motyw 44 preambuły rozporządzenia unijnego). To zrozumiałe, bo bez Państwa danych osobowych nie byłoby jak zawrzeć umowy o świadczenie pomocy prawnej.
Przetwarzamy Państwa dane także i na tej podstawie, że występują tak zwane prawnie uzasadnione interesy realizowane przez administratora. Mówi o tym Artykuł 6 ust. 1f rozporządzenia. Są to przede wszystkim kwestie związane z rozliczeniami czy płatnościami, jakie mają między nami miejsce. Przetwarzamy także dane, by móc się wywiązać ze swoich obowiązków wobec różnych organów, a zwłaszcza podatkowych.
Przetwarzamy Państwa dane także i na tej podstawie, że jest to niezbędne do ochrony Państwa żywotnych interesów (o czym z kolei mówi Artykuł 6 ust. 1d rozporządzenia unijnego), gdyż naszym zasadniczym zadaniem jest właśnie ochrona Państwa interesów w sporze z instytucją finansową, która w naszej ocenie narusza Państwa interesy i to zwykle w znacznej skali.

• Czy podanie nam danych osobowych jest konieczne?

Tak, w tym sensie, że bez posiadania danych osobowych nie moglibyśmy ani zawrzeć umowy o świadczenie usług pomocy prawnej (bo nie byłoby wiadomo, z kim mamy ją zawrzeć) ani też nie moglibyśmy reprezentować Państwa w sporze z instytucją finansową czy w negocjacjach z nią (bo nie moglibyśmy wykazać, w czyim imieniu działamy).
Np. przepisy kodeksu postępowania cywilnego nakazują nam, by w pozwie podać dokładne dane identyfikujące Państwa osobę, ponieważ musimy dokładnie określić, kto kogo pozywa lub kto się broni. Pewne informacje musimy też zawrzeć w uzasadnieniu pozwu, czy też w innym dokumencie (np. zawezwaniu do próby ugodowej) aby było ono skuteczne i aby było wiadomo, czego dotyczy pozew, zawezwanie lub inny przygotowany przez nas dokument (np. dane identyfikujące umowę kredytu, jej numer, datę zawarcia, numer i datę aneksu itp.).
Z kolei przepisy kodeksu cywilnego (jest to inny kodeks, niż ten, o którym mowa wyżej) powodują, że udzielone nam pełnomocnictwo także musi wskazywać jasno, kto konkretnie nam go udzielił i w związku z jaką sprawą, a zwłaszcza w związku z jakim bankiem i umową kredytową. I w tym przypadku bez otrzymania Państwa danych osobowych nie moglibyśmy zostać Państwa pełnomocnikami.

• Jakie przysługują Państwu uprawnienia względem danych osobowych?

Mają Państwo wiele praw związanych ze swoimi danymi osobowymi. Mogą Państwo żądać do nich dostępu, ich sprostowania (jeśli są nieprawidłowe albo niekompletne), usunięcia albo ograniczenia przetwarzania, a także prawo do zgłoszenia sprzeciwu wobec ich przetwarzania czy prawo do ich przenoszenia.
Należy jednak pamiętać, że bez Państwa danych osobowych niemożliwe będzie dalsze świadczenie przez nas usług pomocy prawnej.
Mają Państwo także prawo do wniesienia skargi w związku z przetwarzaniem Państwa danych do tzw. organu nadzoru. Na dzień 25 maja 2018 r. jest nim Generalny Inspektor Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa. Jednak prawdopodobnie wkrótce zmieni się nazwa tego organu, w związku z pracami legislacyjnymi w Parlamencie.

• Czy udostępniamy Państwa dane osobowe innym podmiotom?

Tak. Z uwagi na to czym się zajmujemy, Państwa dane są przede wszystkim udostępniane instytucjom publicznym, a więc sądom, a czasami komornikom (jeśli bronimy Państwa przed egzekucją) czy organom ścigania (jeśli zawiadamiamy organy ściągania o popełnieniu wykroczeń lub przestępstw na Państwa szkodę), jeśli są zaangażowane w sprawę. W toku sprawy z Państwa danymi może zapoznać się Prezes Urzędu Ochrony Konkurencji i Konsumentów (który składa tzw. istotne poglądy w sprawach), Rzecznik Praw Obywatelskich czy Rzecznik Finansowy, o ile zgodzą się włączyć do danej sprawy.
Państwa dane osobowe, wskazane w pozwie, zna także pełnomocnik banku, czyli drugiej strony sporu.
Oprócz tego udostępniamy Państwa dane osobowe podmiotom, które wspierają nas w naszej działalności. Jest to przede wszystkim obsługująca nas firma księgowa, która jednak otrzymuje tylko niektóre dane, niezbędne jej do kwestii rozliczeniowych i podatkowych (np. imię i nazwisko, tytuł płatności, kwotę, ale już nie otrzymuje danych o umowie kredytu, adresu e-mail, numeru telefonu itd., które do kwestii rachunkowych byłyby zupełnie zbędne). Udostępniamy też Państwa dane naszym radcom prawnym, adwokatom, prawnikom i specjalistom, którzy biorą udział w procesie zawarcia między nami umowy oraz później w związku z prowadzeniem Państwa sprawy.

• Jak długo przechowujemy Państwa dane osobowe?

Przechowujemy Państwa dane osobowe przez czas obowiązywania zawartej z nami umowy. Także po tym, jak zakończymy działania sądowe albo pozasądowe przechowujemy Państwa dane, w celach rozliczenia umowy, wykonania obowiązków podatkowych i innych, jakie narzuci nam prawo. Państwa dane usuwamy niezwłocznie po tym, jak przestaną służyć tym celom, ale nie później niż w ciągu 5 lat od zakończenia współpracy i jej rozliczenia.

• Czy przetwarzamy Państwa dane osobowe automatycznie i czy dokonujemy ich profilowania?

Nie. Nie przetwarzamy Państwa danych automatycznie ani też nie prowadzimy żadnego profilowania.